马克： 欢迎来到 不合适的 在 Rea Radio 上，独特的金融服务和商业咨询节目挑战了您的老派商业惯例以及传统的商业和文化。您将听取行业专业人士的意见，他们超越西装和领带的思维，提供有意义的现代解决方案，帮助您促进公司的发展。我是您的主持人，马克·范·本斯霍滕 (Mark Van Benschoten)。
要在商业上取得成功，你必须有一个坚实的团队在你身后，我说的不仅仅是你的员工。您必须与投资者、经理、客户、供应商合作。然后，您必须相信与您共事的人不仅易于相处，而且您需要知道他们知道自己在做什么。今天的嘉宾 Heather McNichols 将与我们谈谈为什么有时外包可能是您的最佳选择。特别是关于您的会计和簿记责任。 Heather 是 Rea & Associates 的会计服务总监，因此她对这个话题非常了解。欢迎希瑟。
希瑟： 谢谢你，马克。
马克： 在我们开始之前，您有两个儿子。
希瑟： 我愿意。
马克： 我知道你喜欢参加他们的体育赛事。
希瑟： 我知道，我最年长的是全面的足球、橄榄球、篮球、棒球，几乎全年都在参加体育赛事。
马克： 这很好。长大后，我很活跃。当我开始生孩子时，我就像，“你会有一个男孩，你会去参加这些体育赛事。”我很幸运有三个女孩，所以我去参加了很多舞蹈独奏会，我非常喜欢。如果我的家人听过这些，他们还没有听过，我不明白为什么，它们很有趣，但我的出路是舞蹈独奏会，虽然有点令人兴奋，但与你的有点不同。
希瑟： 是的。我不得不承认今年是他踢足球的第一年，他九岁。
马克： 紧张吗？
希瑟： 我太紧张了。我总是说，“我儿子永远不会踢足球”，但到目前为止，这是我最喜欢的运动。我喜欢每一场比赛。
马克： 这太令人兴奋了。
希瑟： 另外他打四分卫，这很棒。
马克： 这真的很不错。我周末读了你的简历，我想问题是，如果你能在会计工作之外做一件事，你想成为一名老师。
希瑟： 嗯（肯定）。我的大学生涯实际上是在教育部门开始的，并且是从基础教育开始的。不太喜欢这方面，所以我转行做生意，但我在 Rea & Associates 的会计师和工作中最喜欢的部分是教同事如何做事，以及出去见客户和教学他们如何使用他们的软件来改进他们的实践。我觉得我已经把两全其美的东西放在了一起。
马克： 好吧，我只是想说，这不是你现在所做的，是在教人吗？你并没有偏离你的目标。这就是我对你的看法，作为一名老师，所以我认为你很匹配，你很匹配。
希瑟： 是的，我真的很喜欢我工作的那部分。
马克： 是的，很整洁。我们将讨论外包。当你听到这个时，这对你意味着什么？当有人说，“哦，我要外包了。”
希瑟： 对我来说，这意味着他们将寻找业务以外的人来帮助他们处理会计的某些方面。无论是他们的簿记，工资单，应收账款。有时他们可以将其分解并外包一部分，或者有时他们可以完成整个事情。
马克： 你认为这是外包，是永久性的，比如，“哦，我们今天要外包，这将是永远的方式。”
希瑟： 不必如此。它可以是一个临时解决方案。我们已经外包给那些正在休产假的簿记员，他们只是不想在那么短的时间内雇用某人。
马克： 当然。
希瑟： 我们介入并在那段时间里做了他们需要的事情。
马克： 外包和安排有一定的灵活性吗？
希瑟： 绝对的。我们可以灵活地决定何时、持续多长时间或我们做什么。
马克： 这提出了一个很好的观点，因为这是我没有想到的。你可以打破它......我倾向于认为簿记，我们将外包簿记，但你提到了应收账款，工资单。
希瑟： 是的，我们已经为几个客户这样做了。我们做应付账款，他们把账单寄给我们，我们开支票，他们告诉我们要支付哪些，这是我们唯一要做的簿记部分。他们处理他们的发票、内部和其他所有事情，而我们只负责应付账款。另一方面，工资单，很多人我们只是为他们做工资单。
马克： 有趣。我没有想过。我从事这个行业已经两年、两年、三年了。例如，应付账款是什么……请不要提供名称，但该客户的个人资料是什么，这会让他们认为，“哦，这是最好的……这是一个很好的用途，这使得感觉。”
Heather： 我经常想到的是小客户，因为他们不需要全职人员来处理这方面的工作，但有时很难找到一个愿意只做兼职工作的好人。如果他们每周只需要我们两三个小时，那对我们来说不是问题。
马克： 当然。
希瑟： 很多客户告诉我们的另一件事是，他们喜欢不需要培训的方面，也不需要找人。如果有人离开 Rea & Associates，我们会聘请其他人来填补那个位置，这不是客户的责任。不久前，我们有人进来让我们外包他们的应付账款，仅仅是因为他厌倦了营业额。他曾经训练过一个人，六个月后那个人就离开了，所以他又开始训练了。他说：“我只是希望这是你的责任。”
马克： 非常合适。我今天学到了很多东西。这似乎很有道理。我也认为它提供了一些......假设 A 正在处理这个应付账款项目，来自 Rea 的那个人可以去度假，工作仍然会完成，因为我们将介入，我们将回填人 B。
希瑟： 绝对的。我们几乎总是有一个为客户工作的团队，所以如果你打来电话而 A 不在，B 就会在那里回答你的问题。您不必等待那个人休假回来或那天他们可能在哪里。有人可以帮助你，几乎一整天。
马克： 我们谈到过，你经历了簿记、应付账款、应收账款，有没有......我想提出正确的术语，也可能适合的更高级别的服务？也许是这样，他们有一个簿记人员进来，但我们可能正在做最后的结账分录，这会被视为外包吗？
希瑟： 绝对可以。我们有许多使用 QuickBooks 的客户，他们给了我们他们所说的内容和会计师的副本。 QuickBooks 实际上已经在他们的程序中创建了一个副本来适应这种外包。他们为我们制作这个副本，我们将其引入，我们进行需要的调整或更改，或者帮助他们解决这个问题，然后我们将另一个文件发回给他们，该文件只是与他们的工作副本合并。他们永远不必停止生产。
马克： 太好了，它是一个更高的级别，所以它不是处理。
希瑟： 对。
马克： 有趣。你提到了 QuickBooks，谈谈技术。是否存在必须克服的技术限制或障碍才能建立成功的外包关系？
希瑟： 不一定。我会说我们有技术在我们身边，外包的人不必......
马克： 担心吧。
希瑟： ... 对技术一无所知。例如，我们与阿米什人的客户打交道，他们显然没有使用大型计算机程序或类似的东西，他们给我们带来纸张，我们生产一切，而他们从来不必与计算机打交道。
马克： 这很有趣。如果涉及某些技术，技术是否有帮助？
希瑟： 是的，确实如此。在某些方面，我们可以通过门户或跨过...进入客户的计算机...有些网站我们可以直接登录并能够在他们的计算机上工作，或者很多时候我已经做了很多 QuickBooks咨询。他们拉起电脑说：“帮帮我，我被卡住了”，我可以直接跟他们说完，因为我可以查看......
马克： 您看到的屏幕与他们看到的屏幕相同。
希瑟： 没错。
马克： 我敢打赌，解决这些问题是值得的。
希瑟： 绝对的。解决难题。
马克： 没有什么能比得上一个快乐的客户。
希瑟： 是的。
马克： 一个快乐的付费客户。
希瑟： 绝对的。解决难题并帮助客户解决问题或在那一刻，我总是称之为，啊哈时刻，当你试图向他们解释一个概念时，然后突然间，你听到他们说，“啊， 就是这样。”那是最好的感觉。
马克： Rea 的某个人打电话给您说：“Heather，我们有一个潜在的外包候选人”，您的下一步是什么？
希瑟： 我的下一步是与那个人坐下来了解更多关于客户的信息。他们有多少流量，他们对什么感兴趣，他们正在寻找什么类型的服务？然后，我们从那里出发。
马克： 有什么行业我们不会做、不应该做、想做吗？
Heather： 到目前为止，我们还没有发现任何限制？
马克： 纹身店？
希瑟： 没做过，但那会很有趣。
马克： 整装待发，也许你可以把它作为......
希瑟： 获得折扣。
马克： 我会通过的。我们会把我的给别人。我可以看到，你在那里为你所说的好处提供服务，不必培训，不必有营业额方面，技术的使用更多是在我们的一端，而不是他们的一端.如果有人会说，“哦，那成本太高了，”你会如何解决？
希瑟： 我会请他们退后一步，看看他们必须雇用的个人的实际成本。人们常常想，“好吧，我每小时支付这么多，而你向我收取的费用远不止这些。”如果您退后一步说：“您作为雇主缴纳的税是多少？您是否提供保险，您是否提供退休计划？这些都是该员工的所有成本，并且通过让我们介入来解决这个问题成本，我们或许可以帮你省下这笔钱。”
马克： 在你提供的例子中，有人每周工作两到三个小时，很难找到一个每周只有两到三个小时的好员工。
希瑟： 绝对的，其中一些小公司，这就是他们所需要的。有时他们甚至每周都不需要某人。与我们合作的很多人，我们只在每个月的 15 日和 30 日削减支票。找到一个愿意每月工作两天，工作三四个小时的员工......
马克： 坚韧。
希瑟： 是的。
马克： 这真的很难。你说小，有大小限制吗？是不是太大了，没意义？
希瑟： 不是真的。有时，我们可以考虑雇用一名员工来处理该业务，这对我们有帮助，如果我们需要这样做，这取决于我们。我们提供了帮助，尤其是在薪资领域，我们已经为三、四百名员工的雇主提供了薪资。这不仅仅是路边的小商店。
马克： 当然。随着负担得起的医疗保健等的变化，我认为这会......有人可能会去外包来承担这一负担的另一个原因，因为我认为我们可以帮助实现合规性。
希瑟： 绝对的。这是外包您的工资单的一大好处，因为有如此多的法律而且它们变化如此之快。对于一个工资单的人来说，要跟上所有这些，这很困难。 Rea & Associates，这是我们的业务，所以我们为员工提供培训，我们一直掌握这些信息。这又变成了我们的负担，而且是由雇主承担的。
马克： 回到我的大公司，我可以看到应付账款支出，我们在这里和 Joe Welker 谈过欺诈，还有 Annie Yoder，谈过欺诈等等。我认为在应付账款支出方面，我们可能可以添加一层他们可能无法在内部获得的控制。
希瑟： 绝对的。我们有一层，就在我们的办公室里，如果一个人开支票，我们可以让另一个人进行银行对账，所以我们提供这种级别的控制......
马克： 他们可能无法自己找到。
希瑟： 是的，他们不想雇佣两个人。
马克： 这样做。这是一个很好的方面。在当今的诉讼社会中，我认为我们有保险单，我们现在已经实施了他们内部可能没有的保险，这也是一种好处，如果发生了什么，不幸发生了，会有一些保险金可用。
希瑟： 绝对的。
马克： 似乎很有道理。我们谈到了 QuickBooks，是否还有其他平台 Peachtree 会限制或仅跨越任何会计软件包平台？
希瑟： 我们正在进入 Peachtree，Sage 产品。我们有越来越多的人要求提供这些服务，我们正在培训我们的员工，并将他们派遣出去。
马克： 作为敏捷、灵活的商务人士，我们会在他们来的时候接手并跟上进度。
希瑟： 绝对的。
马克： 您如何看待 Rea 内部的外包，人们对此感到兴奋吗？
希瑟： 我认为是这样，我认为员工很高兴我们能够帮助我们的客户。这只是 Rea 可以为这些客户提供的另一层，使我们成为更好的顾问。
马克： 我喜欢你的回答，因为我同意。有人来找你，他们有需要的时候，能够帮助他们找到解决方案真是太棒了，而不是“打电话给某某人”，我们可以做到这一点。我们将更接近它，我们将能够理解。它不需要是终生的，它可能是短期的。我们有可以做到的人。这很舒服，所以我真的很喜欢你的回答。您是如何开始外包事业的？我相信你已经为 Rea 工作了 15 年。
希瑟： 是的。
马克： 您是如何进入外包领域的？
希瑟： 有需要，我说，“当然，我会努力的。”这就是一切的开始。
马克： 你来了，是的。您是否有任何外包成功案例，可以与我们分享？也许，你退后一步说，“哇，这是我们能够提供的一个很好的解决方案？”
希瑟： 我可以告诉你，我们已经能够帮助客户甚至发现他们自己业务中不知道存在的问题。我们有一个工资单客户，我们做了他们的工资单，他们的员工实际上向我们提交了工作时间，我们会打印支票。他们在多个州，所以我们会为他们寄出这些支票。原来，一名员工涉嫌欺诈...
马克： 我的天哪。
希瑟： ... 通过在他们自己的薪水中增加工作时间。我们注意到一周、一周、一周后，这个人的加班次数越来越多。
马克： 哇。
希瑟： 我们联系了高层管理人员，他们发现了问题并能够阻止它。
马克： 那一定是一种很棒的感觉。
希瑟： 是的。帮助客户是件好事。
马克： 他们可能离它太近了，只是在处理它，他们不知道，但是稍微远离这个过程的人可以退后一步看看，然后在那里添加那个层。
希瑟： 对。就是这样，只是第二眼说：“哦，这看起来有点奇怪。”有时它并不总是错误的。我们可以问这个问题，他们会说，“哦，不。他们一直在为我们做一个项目。”
马克： 你希望他们能理解这个问题，我们正以批判的眼光看待它并在那里添加一个附加值。
希瑟： 对。我们只是在寻找他们和他们的最大利益。
马克： 您如何设定客户对外包的期望，即它将做什么和不打算做什么？
希瑟： 我们通常会写一封非常具体的订婚信，上面写着，“这就是我们要做的，这就是我们需要你做的，这就是我们要给你的产品接着就，随即。”
马克： 客户方面有任何困惑，还是很漂亮……他们很快就抓住了？
希瑟： 他们通常很快就抓住了它。如果不是，他们会理解，在路上，只需稍微解释一下，然后回到那封订婚信并说，“如果你记得这里，我们讨论过这就是我们要做的事情，”他们非常同意。
马克： 客户是否可以按月访问他们的信息？今天是星期六，一位企业主醒来说：“哦，我想知道我上个月过得怎么样？”他们可以访问这些信息吗？
希瑟： 这取决于他们希望如何设置。如果他们的系统中有该程序，而我们只是在更新他们的系统，那么他们绝对可以随时访问该程序。一些不想维护系统的客户只有在他们请求时才有权访问，但我们愿意在他们要求的任何时候打印这些报告。这让我想到另一个有时对外包有利的项目，就是计算机程序的成本。
马克： 这是一个很好的观点。
Heather： 如果他们对购买软件不感兴趣，我们拥有这些许可证，并在我们的系统中维护这些许可证。
马克： 他们不必担心维护、保养、获取最新版本，我们会负责所有这些吗？
希瑟： 是的。
马克： 这是另一个很好的观点。正如我所看到的，它似乎并没有成本过高、信息访问、某种保险政策，或者可能是额外的内部控制层，这不是终身承诺。它可以是短期的，也可以是任何合适的。我认为它也可以随着时间的推移进行调整，我们在做应收账款，现在我们在做应付账款，下周我们将做工资单。我们可以有一些灵活性。
希瑟： 是的，我们可以做他们需要的会计工作的任何部分。正如你所说，随着时间的推移，我们可以改变这一点。也许现在，您希望处理会计的所有部分，然后也许您确实会找到一个可以处理您的应付账款的兼职人员。现在我们只是要做你的工资单。当我们做工资单时，很多人都感到欣慰的是，并不是每个人都可以访问工资信息。
马克： 这是一个敏感问题？
希瑟： 这是一个非常敏感的问题。如果公司外部的某个人正在处理所有这些，那么公司内部的某个人获得这些的机会就没有那么多了。
马克： 听起来人们应该认真看待这一点，很多好处不仅仅是我在潜在外包中很容易遇到的一些好处。有人可能会想，“哦，也许我应该试一试”，而且它似乎又是灵活的，它可以适应很多不同的情况。
希瑟： 是的。
马克： 希瑟，非常感谢你抽出时间来这里。在我们结束之前，我们问每个人一个问题。我们现在要问你。
希瑟： 好的。
马克： 如果你可以拥有一种超能力，那会是什么？
希瑟： 我不得不说它是弹性的。如果你还记得在《超人特工队》中，妈妈的手臂可以向各个方向伸展。有两个小男孩会很棒。
马克： 这是一个很好的观点。由于膝盖酸痛，我的运动范围很窄，所以我希望今天坐在这里时我能更灵活一些。
感谢您今天加入我们，Heather，感谢您收听我们的听众。我们在网络上提供了很多很棒的资源，请访问 www.reacpa.com/podcast，并且永远不要忘记订阅 不合适的 在 iTunes 或 SoundCloud 上。如果您可以说服朋友和家人订阅，则可以获得奖励积分。您对我们应该在下一集中讨论的主题有疑问吗？给我们发送电子邮件至 播客@reacpa.com.我们还想邀请您向我们提供一些反馈。好的，直到下一次，我是 Mark Van Benschoten，因为 不合适的 在 Rea 电台上，鼓励您松开领带，跳出框框思考。
